Datenschutzerklärung für Interessenten und Kunden

Der SmartSite Power GmbH, Billrothstraße 4/RG Top 4 & 5, 1190 Wien, office@efficientio.com (“SmartSite Power“, “wir“, “uns“) ist es ein wichtiges Anliegen, Ihre personenbezogenen Daten ausreichend zu schützen. Wir beachten deshalb die anwendbaren Rechtsvorschriften, insbesondere die Datenschutzgrundverordnung (“DSGVO“), das österreichische Datenschutzgesetz (“DSG“) und das Telekommunikationsgesetz (“TKG“) zum Schutz, rechtmäßigen Umgang und zur Geheimhaltung personenbezogener Daten sowie zur Datensicherheit.

Im Folgenden erfahren Sie, welche Informationen wir gegebenenfalls erheben, verarbeiten und nutzen, wenn Sie sich für unsere Leistungen interessieren und in Geschäftsbeziehung mit uns treten:

1. Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind Informationen über Betroffene, deren Identität bestimmt oder zumindest bestimmbar ist. Darunter fallen etwa Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre IP-Adresse oder Ihre E-Mail-Adresse.

2. Welche Daten erfassen wir von Ihnen?

2.1. Kontaktaufnahme

Wenn Sie per E-Mail oder über sonstige Kanäle Kontakt mit uns aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen freiwillig zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Art der Anfrage bzw. Betreff Ihrer Nachricht und den Nachrichteninhalt).

Wir verarbeiten Ihre im Rahmen von Kontaktaufnahmen mit uns übermittelten personenbezogenen Daten lediglich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, im Rahmen der von Ihnen gewünschten nachträglichen Kontaktaufnahme und zur Übermittlung der von Ihnen gewünschten Informationen. Diese Datenverarbeitung ist damit zur Erfüllung unserer (vor-)vertraglichen Pflichten erforderlich.

2.2. Abwicklung der Geschäftsbeziehung

Sofern Sie unser Kunde sind und wir für Sie Leistungen erbringen (Software-as-a-Service samt Support), erfassen und verarbeiten wir die folgenden Daten: Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Mobiltelefonnummer, Zahlungstyp, Sperre, UID Nummer, Daten zu Ihrem Zahlungsverhalten, Transaktionsdaten, Vertragsdaten und Konditionen, kundenindividuelle Bestellungen, Bankverbindung, Reklamationsdaten, Ergebnisse von Umfragen (aggregiert). Dies erfolgt zur Vertragsverwaltung, Lieferung unserer Produkte und Durchführung von Dienstleistungen, einschließlich Kommunikation, Buchführung und Rechnungsstellung, Kundendienst und Durchführung von Reklamationen und damit zur Vertragserfüllung gem Art 6 Abs 1 lit b DSGVO. Soweit die Verarbeitung zum Zweck der Zusendung von Werbung, einschließlich Online-Werbung, Newsletter-Aktionen und Gutscheinen, Zufriedenheits- und Marketing-Umfragen, Analyse des Kundenverhaltens und Kundensegmentierung, oder Verbesserung der Kundenbeziehung dient, stützen wir Ihre Verarbeitung auf Ihre Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO).

Darüber hinaus verarbeiten wir gegebenenfalls bestimmte Daten von allfälligen weiteren Kontaktpersonen oder sonstigen für Kunden tätigen natürlichen Personen, nämlich: Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Position. Diese Daten verarbeiten wir ebenfalls zur Kommunikation im Rahmen der Vertragsabwicklung und dient dies daher ebenfalls der Vertragserfüllung gem Art 6 Abs 1 lit b DSGVO.

Von potentiellen Kunden verarbeiten wir lediglich folgende Daten: Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Position. Dies einerseits zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der Betroffenen (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO), andererseits kann die Verarbeitung auch zur Zusendung von Werbung, Newslettern, Aktionen und Gutscheinen erfolgen, sofern Sie dazu Ihre Einwilligung erteilt haben.

Falls Ihre personenbezogenen Daten für die Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen erforderlich sind, können wir unter Umständen unsere Leistungen nicht erbringen, falls Sie uns die oben genannten Daten nicht zur Verfügung stellen. Sie sind aber weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen.

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten, sind Sie berechtigt, diese ohne Angabe von Gründen für alle oder einzelne Zwecke und mit Wirkung für die Zukunft jederzeit zu widerrufen, ohne dass dies Auswirkungen auf allfällige von uns zu erbringende Dienstleistungen hat. Soweit wir uns auf unsere berechtigten Interessen stützen, um Ihre Daten zu verarbeiten, insbesondere für Zwecke der Direktwerbung, können Sie dieser Datenverarbeitung jederzeit ohne Grundangabe widersprechen.

2.3. Newsletter

Sofern Sie Ihre Einwilligung erteilt haben, verarbeiten wir Ihre im Rahmen der Newsletter-Anmeldung bekannt gegebenen personenbezogenen Daten (Anrede, Name und E-Mail-Adresse) um Ihnen per E-Mail Newsletter zu folgenden Zwecken zu senden: (i) Information über unsere aktuellen Produkte und Aktionen, (ii) Marketing- und Produktinformationen in Zusammenhang mit unseren Services, und (iii) Zufriedenheitsumfragen zu unseren Services.

Sie können diese Einwilligung jederzeit kostenlos, ohne Angabe von Gründen mit der Wirkung für die Zukunft durch Kontaktaufnahme mit uns (zB per E-Mail, Betätigung des Abmeldelinks im E-Mail-Footer, etc.) widerrufen.

2.4. Referenzen

Sollten wir Ihren Namen, die Firma und Informationen zu den erbrachten Leistungen für Referenzzwecke nutzen wollen, tun wir dies nur nach gesonderter Einwilligung und basiert eine entsprechende Verarbeitung daher auf Art 6 Abs 1 lit a DSGVO.

3. Wie erheben wir Ihre Daten?

Wir erhalten Ihre personenbezogenen Daten hauptsächlich direkt von Ihnen, indem Sie diese direkt angeben, sowie durch die Abwicklung der Geschäftsbeziehung mit Ihnen, in welchem Fall wir erforderliche Angaben über Sie erfassen und speichern (zB Vertragsdaten und -konditionen). Gegebenenfalls erhalten wir Daten auch von Partnerunternehmen (Auftragsverarbeitern, Vertriebs- oder sonstigen Kooperationspartnern – siehe https://www.efficientio.com/partner/

und aus öffentlich zugänglichen Firmenverzeichnissen.

4. Werden Ihre Daten an Dritte weitergegeben?

Wir überlassen Ihre personenbezogenen Daten im erforderlichen Ausmaß an folgende externe Dienstleister (Auftragsverarbeiter):

• IT-Dienstleister und/oder Anbieter von Datenhosting oder Datenverarbeitung oder ähnlichen Diensten;
• sonstige Dienstleister, Anbieter von Tools und Softwarelösungen, die uns ebenfalls bei der Erbringung unserer Leistungen unterstützen und in unserem Auftrag tätig werden (inkl Anbieter von Marketingtools, Marketingagenturen, Kommunikationsdienstleister und Callcenter).

Alle unsere Auftragsverarbeiter verarbeiten Ihre Daten nur in unserem Auftrag und auf Basis unserer Weisungen für die Erbringung der oben genannten Leistungen.

Außerdem übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten im erforderlichen Ausmaß an folgende Empfänger:

• an etwaige Dritte, die an der Erfüllung unserer Verpflichtungen Ihnen gegenüber mitwirken (etwa Zahlungsdienstleister, Banken zur Zahlungsabwicklung, Vertriebspartner);
• an sonstige externe Dritte im erforderlichen Ausmaß auf Basis unserer berechtigten Interessen (zB Wirtschaftsprüfer, Versicherungen im Versicherungsfall, Rechtsvertreter im Anlassfall, etc);
• an Behörden und sonstige öffentliche Stellen im gesetzlich verpflichtenden Ausmaß (zB Finanzbehörden, etc).

Sofern wir Ihre Daten in einem Drittland außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeiten oder dies im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritter geschieht, haben wir geeignete und angemessene Garantien implementiert, um die Weitergabe Ihrer Daten in das jeweilige Drittland datenschutzkonform auszugestalten (z.B. durch den Abschluss sogenannter “Standarddatenschutzklauseln”). Auf Ihre Anfrage übermitteln wir Ihnen eine Kopie dieser geeigneten Garantien, sofern wir Ihre Daten in Drittländern verarbeiten bzw. verarbeiten lassen.

5. Wie werden Ihre Daten geschützt?

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Löschung, Veränderung, Schädigung oder gegen Verlust und gegen unberechtigte Weitergabe oder unberechtigten Zugriff zu schützen. Darüber hinaus sind wir und unsere Mitarbeiter zur Einhaltung des Datengeheimnisses verpflichtet.

6. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur solange, als sie zur Erfüllung unserer Verpflichtungen Ihnen gegenüber notwendig sind. Aus Gründen der uns treffenden Aufbewahrungspflichten speichern wir Ihre im Zusammenhang mit Bestellungen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten jedoch in der Regel sieben Jahre nach Vertragserfüllung. Grundsätzlich speichern wir alle personenbezogenen Daten, die für steuerliche oder unternehmerische Buchführung relevant sind, d.h. Bücher und Aufzeichnungen, sowie Geschäftskorrespondenz für sieben Jahre.

Sofern Sie sich nur für Newsletter und den Erhalt von Werbeinformationen angemeldet haben und kein Kunde von uns sind, speichern wir Ihre Daten bis zu Ihrem Widerruf Ihrer Einwilligung.

Wenn Sie in Kontakt mit uns treten, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer von sechs Monaten, um auf etwaige Rückfragen reagieren zu können.

Daten, die wir für Geltendmachung oder Abwehr eines Anspruches benötigen, speichern wir für die Dauer der jeweiligen anwendbaren Verjährungsfrist. Außerdem speichern wir Ihre personenbezogenen Daten im Anlassfall auch über die genannten Fristen hinaus, solange Rechtsansprüche aus dem Verhältnis zwischen Ihnen und uns geltend gemacht werden können bzw. bis zur endgültigen Klärung eines konkreten Vorfalles oder Rechtstreits. Diese längere Aufbewahrung erfolgt zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Geltendmachung, Aufklärung und Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Daten zum Qualitätsmanagement aus Umfragen, Fragebögen und Feedback-Formularen werden zur Beurteilung und Verbesserung der Entwicklung unserer Kundenbeziehung für maximal sieben Jahre gespeichert.

7. Welche Rechte haben Sie?

Sie haben das Recht Informationen auf klare, transparente und leicht verständliche Art und Weise darüber zu erhalten, wie wir die personenbezogenen Daten verarbeiten sowie über Ihre Rechte als Betroffener (Art 13f DSGVO). Sie haben ein Recht auf Auskunft über die von uns über Sie verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art 15 DSGVO). Zusätzlich haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten und Löschung Ihrer Daten (“Recht auf Vergessenwerden“, Art 16 und 17 DSGVO). Sie können außerdem ihre Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art 7 DSGVO). Ihnen kann weiterhin ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten (Art 18 DSGVO), auf Widerspruch (Art 21 DSGVO) sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen (“Datenübertragbarkeit“, Art 20 DSGVO). Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden (Art 77 DSGVO). Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien.

Bevor Sie eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einreichen oder bei der Ausübung Ihrer oder sonstigen Fragen wenden Sie sich bitte an uns, zB durch Nutzung unseres Online-Kontaktformulars unter https://smartsitepower.com/#contact_us oder per E-Mail an office@efficientio.com.

Damit wir Ihre Anfrage zu Ihren oben genannten Rechten bearbeiten können und um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nicht an unberechtigte Dritte herausgegeben werden, richten Sie bitte die Anfrage unter eindeutiger Identifizierung Ihrer Person sowie mit kurzer Beschreibung über den Umfang der Ausübung Ihrer oben aufgelisteten Betroffenenrechte.

Stand: März 2022